DELEGATIONS
JURIDIQUES

Assurez la sécurité juridique et financière de l’entreprise
Le module Délégations Juridiques contribue à la sécurité juridique et financière de l’entreprise. Doté de contrôles de cohérence, de circuits de validation et d’alertes interactives, il fiabilise la chaîne des pouvoirs et des signatures juridiques et bancaires. Sa mise en place assure le respect des pratiques de gouvernance.
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Cartographiez vos délégations

Bénéficiez d’une vue globale des délégations de pouvoirs et de signatures grâce au moteur de recherche, aux rapports et aux organigrammes. Les liens entre les différents acteurs sont créés manuellement ou automatiquement (pouvoirs reçus ou délégués ; entités associées ; fonction(s) ; etc.).

Identifiez les chaînes de délégations, détectez les non-conformités

Visualisez en un clic depuis une délégation la chaîne des pouvoirs reçus ou délégués. De plus, la fonction non-conformités permet de détecter les ruptures de chaînes de délégation, le changement de fonction, l’archivage ou la suppression d’un acteur de la délégation (que ce soit une personne physique ou morale), l’absence de lien de subordination, etc... Les alertes des non-conformités sont paramétrables par l’administrateur et gérées par chaque chargé de dossier.

Générez et stockez vos courriers

A chaque stade de la vie d’une délégation, il est possible de générer unitairement ou en masse des courriers de délégations (nouvelles ou suite à une réaffectation). L’utilisateur est guidé pour pouvoir sélectionner les dossiers impactés par une non-conformité. Tout type de document peut être stocké (courrier de délégation, révocation, pièces d’identité, etc.) que ce soit au niveau d’une fiche de délégation ou d’un contact.

Bénéficiez de workflows dédiés

GaLexy® offre différentes fonctionnalités de workflows qu’ils soient automatiques, liés à la valeur d’un champ, manuels (ad’hoc) afin de valider les courriers de délégations ou les processus mis en place par la Gouvernance de votre Groupe.

Sécurisez la signature en ligne

La signature électronique est un outil de plus en plus utilisé pour valider des courriers ou d’autres typologies de documents. Legal Suite offre des API sécurisés et qui bénéficient d’une grande notoriété tant nationale qu’internationale. Les différents niveaux de signature électronique peuvent être revus ou adaptés en fonction de votre politique interne et de l’outil préconisé par votre Groupe.

Cartographiez la chaîne des délégations pour une meilleure maîtrise des risques de responsabilités (pénale, civile, sociale, financière, etc.).
Bénéficiez d’alertes en cas de modification d’un des acteurs associés aux pouvoirs délégués ou reçus.
Fluidifiez les restructurations grâce aux documents générés, aux fonctions worflows, rapports et organigramme.
  • Gestion de tout type de délégation
  • Suivi de la chaîne de délégations et seuils associés à chaque pouvoir
  • Génération, stockage, validation, signature électronique des délégations
  • Détection des non-conformités
  • Cartographie des délégations du Groupe.

Outils transverses

Fondamentaux

  • Notifications
  • Workflows
  • GED
  • Annuaire centralisé
  • Plug-in Outlook
  • Génération de documents
  • Multilingue
  • Gestion des temps
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Digitalisation

  • Intelligence Artificielle (IA)
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Legal Suite et EDHEC Augmented Law Institute signent un partenariat de recherche innovant

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Legal Suite et EDHEC Augmented Law Institute signent un partenariat de recherche innovant
L’EDHEC Augmented Law Institute, institut pionnier de recherche et de formation en droit de l’EDHEC Business School, annonce la signature d’un partenariat avec Legal Suite, leader des technologies juridiques d’entreprise (Groupe Septeo). 
 
Cet accord porte sur plusieurs projets de recherche appliquée dont l’objectif est d’accompagner et accélérer la transformation des directions juridiques et des professions du droit. En s’associant à l’EDHEC Augmented Law Institute, reconnu pour son expertise en legal talent management, Legal Suite confirme son engagement en faveur de l’augmentation et la transformation des métiers du droit, à travers l’évaluation des compétences, l’upskilling ou encore le career skilling.

Pour Thierry Mallat, directeur général de Legal Suite « Ce partenariat s’inscrit dans une volonté toujours croissante d’accompagner les directions juridiques dans une démarche globale de performance et d’innovation. En alliant des solutions hautement technologiques avec des programmes de formation et de certification, nous voulons proposer à nos clients l’offre la plus complète du marché afin d’accélérer leur transformation digitale. »
 

Un mode de financement inédit


Cet accord se traduira par le financement par Legal Suite de deux projets de recherche appliquée dirigés par l’EDHEC Augmented Law Institute -  des « start-ups recherche » -  reposant sur un dispositif innovant : la bourse privée d’augmentation (BPA)
 
Attribuée sous certaines conditions par un partenaire privé, la BPA est la sponsorisation d’une démarche de transformation ou d’augmentation de compétences par les organisations et les professionnels du droit.
 

 Des innovations « Tech & Talent - Legal Transformation »


Dans le cadre du partenariat avec Legal Suite, le travail de recherche de l’EDHEC aboutira au développement de plusieurs innovations « Tech & Talent – Legal Transformation » alliant technologie et management des talents : 
  • Un « Index tech & talent - Legal Transformation » permettant aux directions juridiques de mesurer leur performance sur différents critères, obtenir un accompagnement personnalisé et se certifier en ligne grâce à la BPA Legal Suite/EDHEC. D’ici la fin de l’année 2021, les directions juridiques pourront ainsi évaluer leur niveau de performance en matière d’innovation. D’autres « index » ainsi que les certifications verront le jour en 2022 et 2023. 
  • Une formation en ligne « Juriste Augmenté Bancaire » conçue à partir d’un référentiel de compétences des juristes de banque publié à l’automne 2021 et basé sur le modèle de compétences établi par l’EDHEC. Ce programme sera disponible en fin d’année 2021.100 juristes pourront en bénéficier gratuitement grâce à la BPA Legal Suite/EDHEC sous certaines conditions.


« Nous sommes très heureux de ce partenariat entre l’EDHEC Augmented Law Institute et Legal Suite, avec beaucoup d'ambitions et d'innovation. Il augure, d’une part, la création de « Legal Talent Techs », situées dans le prolongement des Legal Techs mais plaçant les compétences des juristes au centre des processus de transformation et d’innovation. Elle concrétise, d’autre part, notre volonté de rendre utile notre expertise au-delà des salles de cours et du monde académique, par des projets de recherche appliquée et impactant pour le monde l'entreprise qui font l’ADN de l’EDHEC Business School » explique Christophe Roquilly, Directeur de l’EDHEC Augmented Law Institute.

 

À propos de l'EDHEC Augmented Law Institute

 
Pionnière en matière de formation et de recherche dans une double-culture « droit et management » depuis presque 30 ans, l’EDHEC Business School a créé l’EDHEC Augmented Law Institute avec l’ambition de positionner les savoirs, les compétences et la fonction du juriste au centre des transformations de l’entreprise et de la société. S’appuyant sur l’excellence académique de professeurs de renommée internationale, l’EDHEC Augmented Law Institute se développe autour d’une offre de formations initiales et continues hybrides, de travaux de recherche utile au Droit et d’une plateforme de Legal Talent Management (Alll.legal). 

En savoir plus sur l'Edhec Augmented Law Institute 

 

A propos d’EDHEC Business School


Implantée à Lille, Nice, Paris, Londres, Singapour, forte de 100 nationalités sur ses campus et de partenariats avec 280 universités parmi les meilleures au monde, l’EDHEC est une école résolument internationale et connectée au monde des affaires. Avec plus de 40 000 diplômés dans 120 pays, elle constitue une communauté de leaders engagés. Leur objectif : agir concrètement pour faire face aux grands défis économiques, sociaux, technologiques et environnementaux du monde. 
L’école a développé un modèle unique, fondé sur une recherche utile à la société, aux entreprises et aux étudiants. L’EDHEC est ainsi aujourd’hui tout à la fois un lieu d’excellence, d’innovation, d’expérience et de diversité, propre à impacter les générations futures dans un monde en profond bouleversement. Avoir un impact positif sur le monde est notre raison d’être.
En savoir plus sur l'EDHEC Business Scool 

 

A propos de Legal Suite


Leader des technologies juridiques d’entreprise Legal Suite accompagne la performance de ses clients en déployant son expertise sur les marchés du pilotage juridique d’entreprise, de gestion du cycle contractuel, de la gouvernance, du risque et de la conformité. 
Legal Suite accélère la transformation digitale de ses clients grands comptes, ETI et PME grâce à des solutions logicielles couvrant l’ensemble des problématiques juridiques.
Implantée en France, en Europe et en Amérique du Nord, Legal Suite capitalise sur plus de 20 ans d’expérience, plus de 1000 projets, plus de 600 clients et 65 000 utilisateurs à travers le monde.
Legal Suite a rejoint le groupe Septeo en 2018. Acteur majeur en matière de technologies au service des professionnels du droit (avocats, juristes d’entreprise, notaires), des gestionnaires de biens immobiliers et des DSI, Septeo déploie son expertise en France et dans le monde, auprès de 10 000 clients et plus 120 000 utilisateurs.



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L'intelligence Artificielle au service des directions juridiques by Softlaw et Legal Suite

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L'intelligence Artificielle au service des directions juridiques by Softlaw et Legal Suite
Carla Hegly-Chung (Legal Suite) et Alexandre Pires (Softlaw) vous expliquent en 4 mins comment l'Intelligence Artificielle au sein des solutions métiers Legal Suite améliore la productivité, sécurise les tâches juridiques et approfondit la connaissance de son patrimoine contractuel

La gestion des contrats, 3 étapes pour être plus efficace

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La gestion des contrats, 3 étapes pour être plus efficace
La gestion des contrats couvre toutes les étapes du cycle de vie du contrat.
Elle commence avec la phase précontractuelle qui comprend la rédaction du contrat, la négociation en interne et avec les tiers jusqu’à la signature.
Ensuite vient l’exécution du contrat, le suivi des échéances et des indicateurs puis la réalisation des différentes modifications et avenants, et pour finir la préservation des données du contrat.

Pourquoi est-il important que la gestion des contrats soit efficace ? 

Paradoxalement la maîtrise des risques et des engagements liés à la gestion des contrats n’est pas assurée dans 2 entreprises sur 3.

On estime par exemple que 10% des contrats actifs sont tout simplement perdus alors que 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable (source Aberdeen).

Pourtant, les conséquences d’une gestion inefficace sont multiples : augmentation des risques de procédure, inflation des coûts, non-conformité, augmentation ou non-respect du délai de contractualisation…

De plus, le volume des contrats est important puisque 2/3 des organisations en gèrent plus de 1000 …

Mettre en place une gestion efficace des contrats qui couvre les trois grandes phases de leur cycle de vie est stratégique. Voyons quels en sont les points clés.
 

Les 3 étapes d’une gestion des contrats efficace

1. La gestion précontractuelle

L’automatisation de la rédaction des contrats


Mieux gérer la rédaction des contrats passe par la négociation optimisée qui peut faire appel à des modèles de contrats ou de clauses préétablies.

Ceci est facilité par des solutions de génération automatique de contrats qui permettent de libérer le temps de juristes en déléguant aux opérationnels la génération, par exemple, des accords de confidentialité tout en garantissant la sécurité.
 

Faciliter la collaboration


Impliquant de multiples acteurs, une gestion des contrats optimisée intègre la dimension collaborative.  Il s’agit de faciliter les échanges entre juristes et opérationnels afin d’accélérer le processus de gestion contractuelle.
 

La signature électronique


La signature électronique est une véritable révolution dans la gestion des contrats. Plus besoin d’envoyer le contrat par email, de l’imprimer, le signer puis le renvoyer encore par email.

Désormais, le contrat est envoyé directement aux signataires avec un lien à un outil de signature électronique. En un clic le contrat est signé.

On passe ainsi d’un délai de signature du contrat de plusieurs jours à quelques minutes !
 

2. Le suivi de l’exécution du contrat

Le suivi de l’exécution du contrat nécessite notamment une anticipation des échéances. En effet, 60% des contrats fournisseurs sont donc renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable. Il est alors urgent de mettre en place un système de suivi des échéances afin d’éviter leur reconduction, générant coûts et risques inutiles.

De même, le suivi des risques liés aux contrats et aux clauses contractuelles est essentiel (respect des engagements financiers ou opérationnels). Une gestion efficace des contrats permet aussi d’éviter les contentieux qui pourraient par exemple être causés par la non-exécution d’un engagement au cours de la vie du contrat.

Enfin, avoir une vision consolidée sur l’ensemble des contrats de la société avec des indicateurs de performance est important pour les directions juridiques qui peuvent ainsi  valoriser leurs actions auprès de la Direction Générale et des autres directions.

 

3. La préservation des données du contrat

La troisième étape de la gestion des contrats consiste à préserver le patrimoine contractuel et éviter la perte de contrats grâce à un archivage intelligent.

Celui-ci garantira non seulement l’archivage du contrat en tant que tel mais également le relevé des informations importantes.

Au lieu de stocker des contrats au format image il faudra donc plutôt les archiver en format OCR.

Les bénéfices d’une gestion des contrats optimisée grâce à l’automatisation sont évidents.

Les entreprises mettent progressivement en place la digitalisation de leur processus contractuel.

Il faut pour cela que le projet soit devenu une priorité et que la connaissance du retour sur investissement lié à une bonne gestion des contrats, soit bien établie.

Pour optimiser votre gestion contractuelle, découvrez la solution Contrats de notre logiciel GaLexy

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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« Le choix de la solution de Legal Suite s’est imposée naturellement à notre Direction. En plus d’être en phase avec nos attentes dans l’optimisation de la gestion de nos contrats, l’application installée est évolutive et son utilisation ergonomique. De plus, l’accès web est sécurisé et personnalisé suivant le profil de chaque utilisateur »

Nayeem Hussain, Directeur des technologies et des opérations au sein d’EZW.

Pour en savoir plus

« Les modules mis en place avec l’équipe Legal Suite ont permis d’assurer une meilleure gestion de l’immobilier et de l’ensemble des contrats, mais également de réaliser des analyses chiffrées macro et micro économiques de l’activité grâce aux requêtes du logiciel. »

Alexandre Brunelat - Directeur Juridique KFC France

Pour en savoir plus

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Vous avez une question sur les solutions Legal Suite? Vous avez besoin d'accompagnement dans la définition de votre projet?
 
Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.
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